Saðlýk sektörü ile ilgili detaylarý konuþmadan önce genel olarak bir kalite sistemi nedir, nasýl kurulur, nelere dikkat etmek gerekir bunlardan bahsetmenin daha uygun bir baþlangýç olacaðýný düþünüyorum.

Kalite Yönetim Sistemi nedir?
ISO 9001:2000 nedir?

Kuruluþlarda kalite yönetim sistemi kurarken genel akýþ þu þekilde olmaktadýr:
1) Mevcut durumun tespiti:
Genellikle her kuruluþta formal/ yarý formal / informal iþleyen bir kalite sistemi vardýr. Bu mevcut sistemi tespit etmek, iþimize yarayan uygun yönlerini belirlemek ve bunu kurulacak kalite sistemine temel teþkil etmek uygun bir baþlangýçtýr.

»» 2) Referans alýnacak sistem standardýný ki biz burada ISO 9001:2000’I hedefliyoruz, uygun seviyelerdeki öncelikle kilit çalýþanlara tanýtmak bu çalýþmanýn 2. Basamaðý olmalýdýr. Eðitim faaliyetlerinde izlenecek metod tüm detaylarý ayný þekilde ayný yoðunlukta her çalýþana ayný þekilde aktarmaktan ziyade seviyelendirilmiþ yetki ve sorumluluklara uygun detayda, içerikte eðitimler düzenlemektir. Ancak bu þekilde mevcut kaynaklarýmýzý (eðitimci, eðitime katýlan zamaný ve ilgili maliyetler) etkin bir þekilde kullanmýþ oluruz.

3) Nasýl ki bir kalite sistemi bir kiþinin bir bölümün uygulayacaðý bir þey deðilse, kurulmasý aþamalarýnda da bir kiþinin bir bölümün performans göstermesi yeterli olmayacaktýr. Bu nedenle formatý ne olursa olsun temel prensip kalite sistemi kurulurken mümkün olduðunca katýlýmý saðlamak olmalýdýr. Bu konuyla ilgili pratik uygulama genellikle çalýþma takýmlarý oluþturmaktýr. Bu takýmlar ilgili birimleri sistemlerin / dokümantasyonun kurulmasýnda oluþturulmasýnda aktif olarak görev alacaktýr. Sistemi danýþmanýn veya kalite sistemi sorumlusunun dikte ettirmesindense bu yaklaþým, ileriki uygulama aþamalarýnda kullanýcýlarýn sistemi sahiplenmesi açýsýndan uygun olacaktýr.

4) Kalite sistemi oluþum planý: Kalite sistemi faaliyetlerini organize edecek takýmýn ve bu takýma destek verecek diðer birimlerin zaman ve gücünü en etkin þekilde kullanabilmek için ele alýnacak konularýn ve sorumlularýn belirlenmesi ve bunun bir zaman çizelgesine dökülmesidir. Bu plan zaman zaman gözden geçirilmeli ve gerekiyorsa güncellenmelidir.

5) Artýk gruplar çalýþmaya baþlar ve sistem yavaþ yavaþ oluþur.

6) Kalite yönetim sistemi oluþumunun tamamlandýðý kararý verildikten sonra alt sistemlerin planlandýðý gibi çalýþýp çalýþmadýðýnýn, birbirleri ile uyumunun , etkinliðinin kontrol edildiði iç tetkikler yapýlmalýdýr. Burada tespit edilen uygunsuzluklar / geliþmeye açýk alanlar bir plan dahilinde ele alýnmalýdýr.

7) Yönetimin kalite sistemini, iç tetkikleri gözden geçirmesi, düzeltici/önleyici/destekleyici kararlarla sistemin etkinliðini, devamlýlýðýný saðlamasý. Eðer hedef belgelendirilmek ise sistemi 3. Bir baðýmsýz belgelendirme kuruluþu tarafýndan tetkiki ve onayý.

Kritik Noktalar :

• Kuruluþa özgü sistemin kurulmasý, kopyadan kaçýnýlmasý. Her kuruluþ ayný sektöeden hatta ayný iþleri yapmaktan sorumlu bile olsa farklý yapýlara, farklý firma kültürlerine sahiptir. Dolayýsýyla bir kuruluþta etkin olan bir sistem baþka bir kuruluþta ayný þekilde çalýþmayabilir ki; biz bunu yaptýðýmýz taktirde çok net görebilme þansýna sahibiz. Sonuç olarak terzi usulü kuruluþa uygun sistemler oluþturulmalýdýr diyebiliriz.
• Fazla dokümantasyon kuruluþlarýn kendilerinin veya danýþmanlarýnýn yaptýðý en önemli hatalardan ikincisidir. Uygun dokümantasyon seviyesi bir çok kritere göre deðiþebilir. Bunlarýn baþlýcalarý
• Proseslerin sayýsý, yapýsý, karmaþýklýðý
• Yönetim tipi, kurum kültürü
• Çalýþanlarýn sayýsý, eðitim seviyesi
• Kuruluþun yapýsý, yaygýnlýðý(tek lokasyon, çoklu lokasyon, v.b.)

Özellikle ISO 9000 serisinin yeni revizyonundaki yaklaþým bu konudaki hareket kabiliyetini oldukça artýrmaya imkan vermektedir. Tecrübelerimiz gösteriyor ki; sade sistemler daha kolay benimseniyor ve uygulanýyor.

• Kalite yönetim sisteminin uygulayýcýlar tarafýndan oluþturulmasý / oluþturtulmasý

Uygulayýcýya “bunu böyle yap, þunu þöyle yap” demektense kendileri ile ilgili sistemlerin kurulmasýna / revizyonuna aktif olarak katkýda bulunmalarýnýn saðlanmasý üzerinde özenle durulmasý gereken diðer bir noktadýr. Sistemi kuruluþ kendi de kuruyorsa veya bu konuda bir danýþmanla çalýþýyorsa da kimi zaman bu zor da olsa bu vazgeçilmez bir prensip olmalýdýr. Bu ayný zamanda sistemin sahiplenilmesi ve kullanýlmasý için de çok önemlidir.

• Son olarak belki de en önemli nokta olan yönetimin desteðinden bahsetmek uygun olacaktýr. Kalite yönetim sisteminin çalýþýp çalýþmamasý birebir iliþkili yönetimin yaklaþýmýna, katýlýmýna ve inancýna baðlýdýr. Yönetimin ben destekliyorum, inanýyorum demesinden öte gitmeli bunu çeþitli aksiyonlarla göstermelidir.

Saðlýk sektöründe Kalite yönetim sistemi kurarken karþýlaþýlabilecek güçlükler

1) Örneðin hastanelerde söz konusu sistem hem otelcilik hem restaurant ve hem de medikal konularý kapsayacak þekilde oluþturulmamalý. Bu çok komplike ve çok detayý ayný anda içermeyi gerektirmektedir. Hele de söz konusu ana iki müþterinin yani hasta ve hasta yakýnlarýnýn içinde bulunduklarý psikoloji göz önüne alýnýr ise konunun güçlüðü ve önemi daha da iyi anlaþýlacaktýr.
2) Hem ülkemizde hem de dünyada standartlarla / sistemlerle çalýþmak öncelikle endüstriyel kuruluþlarda baþlamýþtýr. Dünyada ve ülkemizde içinde bulunduðumuz yýllarda bu konuda çok önemli ilerlemeler saðlanmýþ olsa bile saðlýk sektöründe sistemle / standartla çalýþmaya göreceli bir yabancýlýk halen bir güçlük olarak karþýmýza çýkmaktadýr.
3) Zaman zaman saðlýk sektöründe çalýþan tüm personelin kalite sisteminin kurulmasý ve uygulanmasý aþamalarýnda rol almayýp yeterince istekli ve katýlýmcý olmadýklarý izlenmektedir.
4) Hava filtrasyonu, su arýtma, sürekli enerji verebilme, yangýn gibi acil durumlarla ilgili sistemler, klimatizasyon v.b. gibi tüm sektörlerde önemli ama özellikle hastanelerde çok önemli uygun altyapý ve ve bu uygun altyapýyý sürekli çalýþýr halde tutacak kalifiye personel hem bulunabilirlik hem de maliyet açýsýndan saðlýk sektörü için önemli diðer bir güçlük olarak sayýlabilir.
5) Kritik medikal ölçme cihazlarýnýn doðrulanmasý / kalibrasyonu:
Kullanýlan kritik medikal ölçme cihazlarýnýn doðrulanmasý / kalibrasyonu þu anda ülkemizde saðlýk sektörü açýsýndan karþýlaþýlan diðer bir güçlüktür. Bu konudaki yetiþmiþ personel ve uzman kuruluþ Açýðý saðlýk sektöründeki kuruluþlarý sýkýntýya sokmaktadýr.
6) Çeþitli görüþmelerimizde saðlýk sektöründe ISO 9000 uygulamalarý ile sadece hemþirelik hizmetlerinin, yemekhane, çamaþýrhane satýnalma gibi faaliyetlerin kapsandýðý ve iþin medikal yanýnýn ISO 9000’I hiç yansýtmadýðý görüþünün yaygýn olduðunu anlýyoruz. Oysa ki; ISO 9000 saðlýk kuruluþunun medikal kalitesini de bir þekilde izleyip kontrol altýnda tutmasýný ve bu konularla ilgili sistematikler oluþturmalarýný istemektedir.
7) Ülkemizdeki problemlerden biride medikal kaliteyi kontrol altýnda tutma da kullanýlabilecek aletlerden biri olabilecek temel göstergelerle ilgili izleme metodlarýnýn ve karþýlaþtýrmaya imkan verecek kriterleri henüz net olarak oluþturmamýþ olmasýdýr.

Mehmet MUMCU
Yönetim Sistemleri Uzmaný